役員報酬の変更を行い、その証明となる議事録を作成した場合、その議事録を保管し続ける必要があります。
法令上、10年間据え置くことが義務付けられているため、全く見ない書類でも10年は保管するようにしましょう。
ここでは、そんな保管についてのお話です。
電子化しての保管がおすすめ
議事録の保管でおすすめなのは、何といっても電子化することです。
たしかに書類ならオフラインでも問題なく確認することが出来ますし、お手軽ではあります。
しかし、議事録を確認するケースというのは極めて少なく、書類で保管した場合、どこに保管されたかわからなくなって捜索に時間がかかるというケースは多いのです。
電子化なら簡単にファイルを開けますし、プリントアウトすれば書類化も可能です。
注意
電子化において気をつけなければならないのは、保管先です。
例えば、パソコンに議事録を保管していた場合、そのパソコンが破損してしまうと最悪議事録のデータも消滅してしまいます。
そのため、クラウドサービスや外付けHDDの併用もおすすめです。